Easy D-TEC: un’area riservata per ogni tuo cliente
Non inviare semplicemente documenti ai clienti. Dai loro un accesso sicuro alle informazioni che li riguardano.
Con Easy D-TEC puoi mettere a disposizione dei tuoi clienti un’area riservata personale, collegata direttamente al tuo D-TEC.
Il cliente può entrare con le proprie credenziali e, in base ai permessi che hai deciso di assegnargli, consultare informazioni, visualizzare rapportini, firmare documenti, controllare lo storico degli interventi o aprire nuove richieste di assistenza.
La differenza rispetto alla semplice condivisione di un PDF o di un documento è fondamentale:
non devi preparare e inviare manualmente i dati al cliente. È D-TEC che riconosce chi ha effettuato l’accesso e gli mostra automaticamente solo ciò che è autorizzato a vedere.
D-TEC per la tua azienda. Easy D-TEC per i tuoi clienti.
La tua azienda continua a utilizzare normalmente D-TEC per gestire tecnici, clienti, impianti, interventi, manutenzioni, rapportini e richieste.
Easy D-TEC crea invece una finestra controllata verso il cliente finale.
Il cliente non entra nel gestionale utilizzato dalla tua azienda e non vede tutti i dati presenti in D-TEC.
Accede a un ambiente dedicato nel quale trova solamente la parte che lo riguarda e solamente le funzioni che hai deciso di mettergli a disposizione.
In altre parole:
La tua azienda lavora in D-TEC → il cliente accede tramite Easy D-TEC → i dati rimangono collegati allo stesso sistema.
Non devi mantenere due archivi separati e non devi duplicare manualmente le informazioni.
Come funziona Easy D-TEC, passo dopo passo
1. Decidi quale cliente vuoi abilitare
Tutto parte dalla tua azienda.
Hai già il cliente all’interno di D-TEC e decidi di mettergli a disposizione un accesso Easy.
Ad esempio, la tua azienda gestisce interventi e manutenzioni per Cliente Rossi S.r.l.
Vuoi permettere a Cliente Rossi di consultare autonomamente i propri rapportini e, quando necessario, aprire una nuova segnalazione di guasto.
Abiliti quindi il cliente all’utilizzo di Easy D-TEC.
Da quel momento non è più necessario gestire ogni richiesta di informazioni attraverso telefonate, email o invii manuali di documenti: il cliente dispone di un proprio punto di accesso al servizio.
2. Decidi esattamente cosa può vedere e cosa può fare
Questa è una delle caratteristiche più importanti di Easy D-TEC.
Non sei obbligato a mostrare a tutti i clienti le stesse informazioni o a concedere le stesse funzioni.
L’accesso viene configurato in base al servizio che vuoi offrire.
Un cliente potrebbe essere autorizzato solamente a:
- consultare i propri rapportini;
- visualizzare lo storico degli interventi.
Un altro potrebbe anche:
- firmare un rapportino;
- aprire una nuova richiesta di assistenza;
- allegare fotografie o documenti;
- consultare informazioni relative ai propri impianti.
L’obiettivo non è quindi “aprire D-TEC al cliente”.
È esattamente il contrario:
mostrare al cliente solo la piccola parte di D-TEC che gli serve.
Tutto ciò che riguarda la gestione interna della tua azienda rimane separato e non accessibile.
3. D-TEC crea l’accesso e invita il cliente
Una volta abilitato l’accesso, il cliente riceve le informazioni necessarie per entrare nella propria area riservata.
Il sistema può gestire l’invito al nuovo utente comunicandogli i dati necessari per effettuare il primo accesso.
Il cliente non deve quindi conoscere il funzionamento interno di D-TEC, scegliere database o capire dove sono memorizzati i propri dati.
Le sue credenziali permettono al sistema di riconoscerlo e di collegarlo all’ambiente corretto.
4. Il cliente effettua il primo accesso
Il cliente utilizza l’indirizzo email associato alla propria utenza e le credenziali ricevute per effettuare il primo accesso.
Successivamente può impostare la propria password personale.
Da quel momento dispone del proprio accesso Easy D-TEC e può utilizzarlo ogni volta che ne ha bisogno.
Per il cliente l’esperienza deve essere semplice:
entra → si identifica → trova le informazioni che lo riguardano.
È il sistema a occuparsi del collegamento con i dati corretti.
5. Il cliente entra nella sua area riservata
Una volta autenticato, il cliente vede esclusivamente ciò che la tua azienda ha deciso di mettergli a disposizione.
Non vede i clienti degli altri.
Non deve cercare tra documenti che non lo riguardano.
Non deve ricevere periodicamente cartelle di file aggiornate.
Easy D-TEC utilizza l’identità del cliente e i permessi configurati per presentargli la sua area di lavoro.
Quello che viene mostrato dipende quindi dalla configurazione realizzata per la tua azienda.
Un unico sistema, due esperienze differenti
Immagina D-TEC ed Easy D-TEC come due punti di vista sullo stesso processo.
La tua azienda con D-TEC
Gestisce il lavoro completo:
clienti, tecnici, impianti, interventi, manutenzioni, rapportini, ticket e processi interni.
Il tuo cliente con Easy D-TEC
Accede solamente alla parte autorizzata:
i propri interventi, i propri rapportini, le proprie richieste e le eventuali operazioni che gli hai consentito.
I dati non devono essere copiati da un sistema all’altro.
Easy D-TEC è collegato al sistema utilizzato dalla tua azienda.
Esempio 1: il cliente vuole consultare i propri rapportini
Senza un’area riservata, il processo può essere questo:
Cliente → telefona o invia un’email → ufficio → ricerca i rapportini → prepara i documenti → invia i PDF
Se le richieste sono frequenti o il cliente possiede numerosi impianti e interventi, questa attività può diventare ripetitiva.
Con Easy D-TEC il cliente può invece entrare nella propria area e consultare autonomamente ciò che gli è stato messo a disposizione.
Questo rende Easy particolarmente utile anche quando serve una consultazione massiva dello storico.
L’ufficio non deve preparare ogni volta un nuovo pacchetto di documenti: il cliente accede alle informazioni già collegate alla propria posizione.
Esempio 2: il cliente deve prendere visione e firmare un rapportino
Easy D-TEC può essere configurato anche per consentire al cliente di accedere a un rapportino e firmarlo.
La differenza rispetto all’invio di un semplice PDF è importante.
Il documento rimane inserito all’interno del processo gestionale e la firma viene associata all’operazione prevista dal sistema.
In questo modo puoi costruire un flusso nel quale rimane traccia della presa visione e della firma, con le informazioni previste dalla configurazione.
Documento, cliente e operazione rimangono collegati.
Non devi gestire un PDF inviato all’esterno che successivamente deve essere recuperato, riconosciuto e riassociato manualmente alla pratica corretta.
Esempio 3: il cliente deve segnalare un guasto
Easy D-TEC non serve solamente a mostrare informazioni.
Può diventare anche il canale attraverso il quale il cliente comunica una nuova esigenza alla tua azienda.
Ad esempio:
Impianto: climatizzatore uffici
Segnalazione: non raffredda
Descrizione: da questa mattina esce solamente aria a temperatura ambiente
Allegato: fotografia dell’unità
Il cliente inserisce la richiesta dalla propria area.
La segnalazione entra nel sistema e può essere gestita dall’azienda.
Non è più necessario ricevere una telefonata, prendere appunti e successivamente trasformare manualmente quelle informazioni in una richiesta all’interno di D-TEC.
Il cliente apre la richiesta. Tu continui a lavorare in D-TEC.
Questo è uno dei vantaggi più importanti del sistema.
Easy D-TEC non crea un nuovo canale scollegato dal gestionale.
Il cliente può aprire la propria richiesta dall’area riservata e l’azienda può continuare a gestire il processo attraverso D-TEC.
In base alla configurazione, la richiesta può essere presa in carico, assegnata, programmata e portata avanti fino alla conclusione dell’intervento.
Il cliente può così disporre di un canale digitale organizzato per comunicare con il proprio fornitore, mentre l’azienda evita di disperdere le richieste tra telefonate, email, messaggi e appunti.
Meno documenti inviati manualmente, più controllo
Un’altra differenza importante riguarda il modo in cui le informazioni vengono messe a disposizione del cliente.
Nel sistema tradizionale un operatore potrebbe dover:
- cercare il documento;
- verificare che sia quello corretto;
- esportarlo;
- preparare l’email;
- scegliere il destinatario;
- allegare il file;
- inviarlo.
Ogni passaggio manuale richiede tempo e può introdurre un errore.
Ad esempio, può capitare di selezionare accidentalmente il documento del Cliente Rossi e inviarlo al Cliente Bianchi.
Con Easy D-TEC il principio cambia.
Non è l’operatore a scegliere ogni volta quale documento mostrare a quale cliente.
Il collegamento tra cliente, dati e autorizzazioni viene gestito dal sistema.
Il Cliente Rossi entra con il proprio account e visualizza ciò che è associato alla sua posizione e che è stato autorizzato.
Il Cliente Bianchi entra con il proprio account e visualizza la propria area.
Questo permette di ridurre le attività manuali e il rischio di errori nella condivisione delle informazioni.
Non è una cartella condivisa. Non è uno scambio di PDF.
Easy D-TEC non nasce come un semplice spazio nel quale caricare dei file da far scaricare al cliente.
È un’estensione funzionale del tuo sistema gestionale.
Questo significa che il cliente non riceve semplicemente un documento “staccato” dal resto del processo.
Può accedere a informazioni che continuano a essere collegate al relativo cliente, impianto, intervento o richiesta.
La differenza può essere riassunta così:
Condivisione tradizionale
D-TEC → esportazione documento → email/WhatsApp → cliente
Con Easy D-TEC
D-TEC ⇄ Easy D-TEC ⇄ Cliente
Il cliente entra nel processo senza dover entrare nella gestione interna dell’azienda.
Cosa viene configurato quando attivi Easy D-TEC?
Easy D-TEC deve essere adattato al servizio che vuoi offrire ai tuoi clienti.
Per questo l’attivazione prevede un setup iniziale.
Non si tratta semplicemente di creare una pagina di login.
Durante la configurazione viene definito il modo in cui la tua azienda vuole utilizzare Easy D-TEC.
Ad esempio:
- quali informazioni rendere visibili;
- quali dati mantenere esclusivamente interni;
- quali operazioni consentire al cliente;
- quali viste mettere a disposizione;
- quali richieste può inserire;
- quali informazioni deve compilare;
- quali documenti può consultare;
- se e dove deve essere prevista la firma;
- come organizzare i permessi;
- quali automatismi e comunicazioni devono accompagnare il processo.
Il risultato è la tua area clienti, costruita attorno al tuo modo di lavorare.
L’obiettivo del setup è fare in modo che il cliente finale trovi un ambiente semplice, nel quale siano presenti poche funzioni chiare e realmente utili, mentre la complessità gestionale rimane all’interno di D-TEC.
Un esempio completo
Vediamo un esempio dall’inizio alla fine.
1. La tua azienda lavora normalmente con D-TEC
Gestisci Cliente Rossi, i suoi impianti, gli interventi e i rapportini.
2. Decidi di attivargli Easy D-TEC
Vuoi dargli maggiore autonomia e ridurre le richieste gestite manualmente dall’ufficio.
3. Definisci cosa potrà fare
Ad esempio:
✓ Consultare i propri interventi
✓ Visualizzare i rapportini
✓ Firmare i rapportini
✓ Aprire una segnalazione di guasto
Tutto il resto rimane interno alla tua azienda.
4. Il cliente riceve l’invito
Ottiene le informazioni necessarie per effettuare il primo accesso.
5. Accede e imposta la propria password
Da quel momento possiede il proprio accesso personale.
6. Consulta un vecchio intervento
Non deve telefonare all’ufficio per chiedere il rapportino.
7. Visualizza e firma un documento
L’operazione rimane all’interno del processo previsto dal sistema.
8. Dopo qualche settimana rileva un problema
Entra in Easy D-TEC e apre una nuova segnalazione, aggiungendo anche una fotografia.
9. La richiesta arriva alla tua azienda
Tu continui a gestirla attraverso D-TEC.
10. Il ciclo riparte
Intervento, rapportino e informazioni rimangono collegati all’ambiente gestionale.
Cosa cambia per il tuo cliente?
Il cliente dispone di un unico punto nel quale trovare ciò che gli serve.
Non deve ricordarsi a quale tecnico aveva scritto.
Non deve cercare vecchie email per recuperare un rapportino.
Non deve telefonare necessariamente in ufficio per aprire una segnalazione.
Quando ne ha bisogno, entra nella propria area riservata.
E cosa cambia per la tua azienda?
Riduci una serie di attività ripetitive che normalmente ricadono sull’ufficio:
“Mi rimandate quel rapportino?”
“A che punto è la mia richiesta?”
“Dove posso segnalarvi questo guasto?”
“Potete mandarmi lo storico degli interventi?”
Easy D-TEC permette di trasformare una parte di queste richieste in un servizio self-service controllato, senza rinunciare alla gestione centralizzata dei dati.
Sei tu a decidere quanto aprire Easy ai tuoi clienti
Easy D-TEC non deve necessariamente fare tutto.
Puoi partire da un utilizzo molto semplice, ad esempio consentendo solamente la consultazione dei rapportini.
Oppure puoi costruire un servizio più completo, permettendo ai clienti di consultare informazioni, firmare documenti e aprire nuove richieste.
Il principio rimane sempre lo stesso:
Tu gestisci tutto con D-TEC.
Il cliente vede solo ciò che gli serve con Easy D-TEC.
È questo che permette di trasformare D-TEC da semplice strumento interno per la gestione degli interventi a punto di collegamento digitale tra la tua azienda e i tuoi clienti.
Vuoi attivare Easy D-TEC per i tuoi clienti?
Raccontaci come gestisci oggi rapportini, richieste di assistenza e comunicazioni con i tuoi clienti.
Possiamo aiutarti a definire quali informazioni mettere a loro disposizione, quali operazioni consentire e come configurare l’area riservata in base al tuo modo di lavorare.
Richiedi informazioni su Easy D-TEC